Gespräche mit Ihren Bewerbern führen? – Acht Phasen für das Bewerbungsgespräch

Christine Paulus Bewerbungsgespräch

Die Anforderungsanalyse, die Stellenausschreibung, die Bewerbungsunterlagen, die Bewerberauswahl und die Einladung zum Gespräch. Im Bewerbungsgespräch dann die gute Absicht: Das Gespräch soll einem natürlichen Gesprächsfluss folgen, der Bewerber sich gut aufgehoben fühlen.

Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen ist das häufig gelebte Normalität – zumal ein intuitiver Gesprächsverlauf auch aus meiner Sicht wünschenswert ist.

Gleichzeitig gebe ich zu bedenken: Das Bewerbungsgespräch dient dazu, die Passung zwischen Unternehmen und Bewerber zu prüfen. Bei ungeschulter Gesprächsführung unterliegen wir natürlichen Beobachtungsfehlern. Vergleichbarkeit von Gesprächen? Nicht gegeben. Dadurch erhalten die Ergebnisse aus den Gesprächen und die darauf aufbauende Personalentscheidung etwas Willkürliches.

Doch es lässt sich ohne viel Aufwand

  • die Transparenz,
  • die Fairness und
  • die Vergleichbarkeit

von Bewerbungsgesprächen erhöhen!

Mit einem standardisierten Ablauf. Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihr nächstes Bewerbungsgespräch und dessen Standardisierung auf das Notwendigste reduzieren. Die folgenden acht Phasen des Gesprächsablaufs sind an das multimodale Interview von Schuler (2002) angelehnt. Übrigens: Phase 4 und Phase 7 sind meine Lieblingsphasen! Erfahren Sie gleich, warum.

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, bereits Erfahrung im Personalwesen haben und das psychologische Handwerkszeug erwerben wollen: Kommen Sie am besten in mein personalpsychologisches Seminar. Die Infos notiere ich Ihnen am Ende dieses Beitrags.

Die acht Phasen im Bewerbungsgespräch

  1. Das Gespräch beginnen
  2. Die Selbstvorstellung des Bewerbers
  3. Nachfragen
  4. Die Arbeitsprobe, Simulation oder Expertenfrage
  5. Biografiebezogene Fragen stellen
  6. Realistische Informationen geben
  7. Situative Fragen stellen
  8. Das Gespräch abschließen

1. Das Gespräch beginnen

Begrüßen Sie Ihren Bewerber, bieten Sie ein Getränk an, führen Sie Small Talk. Lassen Sie ihn mental ankommen, schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre. Zu Beginn geben Sie einen Überblick über die Inhalte und Struktur des Gesprächs. Damit schaffen Sie Sicherheit. Das wird oft vergessen!

2. Die Selbstvorstellung des Bewerbers

Das Anschreiben sollte bereits Aufschluss darüber gegeben haben – dennoch bleibt die Phase der Selbstvorstellung unerlässlich. Fragen Sie, weshalb sich der Bewerber für die Stelle interessiert, „Wie kommt es, dass Sie sich beworben haben…?“ Sie erfahren etwas über den persönlichen und beruflichen Hintergrund.

3. Nachfragen

Schließen Sie weiterführende Fragen zur Selbstvorstellung an. Stellen Sie außerdem Fragen, die Ihnen bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen in den Sinn kamen. Sie erfahren Motive und Hintergründe – das Bild von Ihrem Bewerber wird schärfer und greifbarer. Eine wichtige Grundlage für die spätere Personalentscheidung.

4. Die Arbeitsprobe, Simulation oder Expertenfrage

Sie gehört zu meinen Lieblingsphasen. Warum, verrate ich gleich. Vier Arten der Arbeitsprobe habe ich bisher ins Gespräch einfließen lassen:

Ad-hoc-Arbeitsprobe

Was wird in der täglichen Arbeit Bestandteil sein? Bitten Sie Ihren Bewerber während des Gesprächs dies spontan auszuführen. Das kann eine Arbeit am Computer sein, eine Skizze am FlipChart, …

Vorbereitete Arbeitsprobe

Sie bitten Ihren Bewerber eine tätigkeitsbezogene Aufgabenstellung zu bearbeiten und das Ergebnis zum Gespräch mitzubringen. Dies kann das Ausarbeiten eines Konzeptes sein, die Ideensammlung zu einer Fragestellung, … Die Instruktion geben Sie per Mail einige Tage vor dem Bewerbungsgespräch.

Simulation

Die Simulation ist vergleichbar mit der Ad-hoc-Arbeitsprobe, zielt jedoch auf kommunikative Kompetenzen. Sie simulieren eine kurze Sequenz im Rollenspiel. Dafür eignen sich Telefonate mit Kunden oder eine Gesprächssequenz mit einer kritischen Interessengruppe innerhalb des Unternehmens, die in besonderer Weise relevant für den Stelleninhaber sein wird.

Expertenfrage

Sie ist nicht bei jeder Position angemessen, doch durchaus eine Option: die Fachfrage. Klopfen Sie jenseits aller Zertifikate und Zeugnisse das notwendige Fachwissen ab.

Führen Sie diese Phase konsistent durch, um Ihre Bewerber anschließend vergleichen zu können. Sie haben es bemerkt: Hier ist die gezielte (!) Kreativität gefragt. Das gefällt mir an dieser Phase. Meine Lieblingsphase ist die Arbeitsprobe jedoch vor allem, weil sie der aussagekräftigste Bestandteil eines Personalauswahl-Verfahrens ist: Sie hat die höchste Vorhersagekraft über spätere Leistung im Arbeitskontext.

5. Biografiebezogene Fragen stellen

Werfen Sie einen zweiten Blick in die berufliche Vergangenheit des Bewerbers. Diesmal steht konkretes Verhalten im Mittelpunkt. Zum Beispiel „Berichten Sie von einer Situation, in der Ihr Projektteam die Deadlines nicht halten konnte. Wie sind Sie damit umgegangen?“ Fragen Sie nach einer eng umrissenen Situation, die in Ihrem Arbeitskontext ebenfalls auftreten kann und vervollständigen Sie damit das Bild Ihres Bewerbers.

6. Realistische Informationen geben

Berücksichtigen Sie, dass Sie nur dann in den höchsten Tönen von der ausgeschriebenen Stelle und den Arbeitsbedingungen flöten, wenn dies der Realität entspricht. Geben Sie in dieser Phase des Gesprächs realistische Informationen über Ihr Unternehmen, den Arbeitsplatz und das etwaige Team, die Tätigkeiten und damit einhergehenden Anforderungen. Stellen Sie sowohl positive als auch negative Aspekte dar. Sie nutzen damit die Chance, dass Ihr Bewerber seine Ansprüche auf ein realistisches Maß senkt und gegebenenfalls von sich aus feststellt, ob die Stelle passt oder nicht.

7. Situative Fragen stellen

Mein Weg situative Fragen zu stellen: Ich frage hypothetisch. „Angenommen, … : Was wäre Ihnen dabei wichtig / wie würden Sie vorgehen / wie würden Sie sich verhalten?“

Als Szene skizzieren Sie eine Situation, die im Unternehmen auftauchen kann. Zum Beispiel „Angenommen, Sie erhalten eine Aufgabe, die sie im Dreier-Team zu lösen haben – wie gehen Sie vor?“ oder „Wie müsste Ihre Arbeit gestaltet sein, damit Sie zufrieden und produktiv arbeiten?“ Machen Sie sich im Vorhinein klar, welche möglichen Antworten Sie erwarten und welche zur ausgeschriebenen Stelle passen.

Situative Fragen sind meine Lieblingsfragen, weil es oft keine richtige Antwort gibt: Sie erfahren etwas über die individuelle Sicht des Bewerbers auf die Arbeitswelt. Vor allem zählt diese siebte Phase zu meinen Lieblingphasen, weil es die Intention ein Verhalten zu zeigen impliziert. Die Intention ein bestimmtes Verhalten zu zeigen ist ein Hinweis darauf, dass sich dies auch real zeigen wird.

8. Gespräch abschließen

Erkundigen Sie sich nach Fragen des Bewerbers. Abschließend informieren Sie über das weitere Vorgehen sowie den zeitlichen Ablauf. Verabschieden Sie sich von Ihrem Bewerber – Ihrem potenziellen neuen Mitarbeiter!

Halten Sie Ihre Bewerber nach Abschluss des Gesprächs unbedingt informiert, halten Sie sich an Absprachen und melden Sie sich möglichst zeitnah.

Worauf achten Sie?

Enthält Ihr nächstes Bewerbungsgespräch diese acht Phasen, erhöhen Sie die Transparenz, Fairness und Vergleichbarkeit gegenüber eines spontanen Gesprächsverlaufs. Die einzelnen Phasen fließen mit etwas Übung kaum merklich ineinander, weil Sie einen natürlichen Gesprächsverlauf nachfahren. Ein Gespräch mit diesen acht Phasen dauert meiner Erfahrung nach 45 Minuten. Größter zeitlicher Spielraum ist in Phase 4, der Arbeitsprobe.

Mit diesen acht Phasen können Sie den Ablauf für Ihr nächstes Gespräch mit Bewerbern strukturieren. Notieren Sie sich dafür zu jeder Phase Fragen und nehmen Sie diese mit ins Gespräch. Probieren Sie es aus!

Literatur: Schuler, H. (2002). Das Einstellungsinterview. Göttingen: Hogrefe.

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