Mail-Management: raus aus der Flut, rein in den Fluss!

Christine Paulus Selbstmanagement Coaching

Gutes Management beginnt mit gutem Selbstmanagement. Zu gutem Selbstmanagement gehört gutes Mail-Management. Gewinnen Sie an Fokus und Produktivität: Lassen Sie sich nicht von Ihren Mails managen. Managen Sie Ihre Mails!

Ich vermute, dass so manch ein Tipp Ihr Mail-Management gehörig umkrempeln wird! Alles, was Sie nun lesen, ist erprobt und beherzige ich selbst – so häufig wie möglich…  Abschluss dieses Artikels bildet die Checkliste für sofortige Umsetzung. Los geht’s!

Lesen Sie Ihre Mails morgens nicht als Erstes.

Allein dieser Tipp ist Gold wert – sofern Sie ihn nicht längst anwenden. Nehmen wir an, Sie lesen Ihre Mails morgens. Bestenfalls noch auf dem Smartphone, mal eben schauen, was so angekommen ist, Sie müssen ja informiert sein. Tun Sie es nicht. Sie haben oftmals nicht alle Details für eine Antwort zur Hand, vermutlich noch nicht einmal Zeit zu antworten, schließlich haben Sie gleich Ihren ersten Termin oder noch nicht mal den ersten Kaffee getrunken. Doch Ihr Kopf ist nun schon voll mit all den einkommenden Informationen und unerledigten Mails. Es fühlt sich weder gut an noch wären Sie damit produktiv. Also: Lesen Sie Ihre Mails morgens nicht als Erstes. Auf zum nächsten Tipp:

Lesen Sie Ihre Mails morgens nicht als Erstes.

Moment, das hatten wir doch schon? Überhaupt, ich könne das doch nicht ernst meinen. Man müsse doch morgens in seine Mails schauen! Es könne ja was Wichtiges sein! Da haben Sie Recht. Wissen Sie was? Auch dafür gibt es einen Tipp:

Lesen Sie morgens (höchstens) die Betreffzeilen und Absender Ihrer Mails.

Der Vorteil, wenn Sie morgens sprichwörtlich nur einen Blick in Ihre Mails werfen: Sie sehen es der Kombination von Betreffzeile und Absender an, ob es brennt. Zudem wird der Absender Sie der Erfahrung nach im Ernstfall zusätzlich anderweitig kontaktieren. Wenn Sie die Feuerwehr rufen wollen, schreiben Sie ja auch keine Mail. Erwarten Sie eine wichtige Antwort, dürften Sie wissen, von wem diese kommt. Dann können Sie diese Mail immer noch öffnen. Ausnahmen bestätigen schließlich die Regeln.

Öffnen Sie im Laufe des Tages und Abends keine einzige Mail.

Lesen Sie auch im Laufe des Tages (höchstens) die Betreffzeilen und Absender. Wann nun lesen und beantworten Sie eigentlich Ihre Mails? Das kommt jetzt:

Schaffen Sie sich täglich ein bis zwei Mail-Zeitfenster.

Zeitfenster bedeutet: Es gibt sowohl einen definierten Anfang als auch ein definiertes Ende. Geben Sie sich 25 Minuten. Nur 25 Minuten? Ja, fünfundzwanzig Minuten. Machen Sie keine halbe Stunde draus! Feuern Sie sich an, effektiv zu sein. Stellen Sie sich den Timer. Legen Sie diese Zeitfenster vor Ihre Mittagspause und vor Ihren Feierabend. Nun folgt ein weiterer ultimativer Trick:

Bearbeiten Sie in Ihrem Mail-Zeitfenster nur die heutigen Mails.

Moment! Ich habe doch noch Mails von gestern – und vorgestern und vorvorgestern! Die muss ich als erstes beantworten! Nein, müssen Sie nicht. Stellen Sie sich vor: Wenn Sie heute die Mails von gestern beantworten, beantworten Sie morgen die Mails von heute. Leuchtet ein? Durchbrechen Sie dies und konzentrieren sich heute auf die Mails von heute.

Was ist, wenn ich meine heutigen Mails nicht in meinen 25-minütigen Zeitfenstern bearbeitet bekomme? Bleiben Sie bei diesem Rhythmus. Verlängern Sie die Zeit nicht. Sie werden schneller mit der Zeit. Wenn Sie dennoch Abhilfe schaffen wollen: Planen Sie ein weiteres Zeitfenster ein.

Sammeln Sie alle Mails, die 24 Stunden alt sind, in einem separaten Ordner.

Erstellen Sie jetzt einen neuen Ordner, der da heißt: Inbox. Oder geben Sie ihm einen anderen allgemeinen Namen. Was sehen Sie nun in Ihrem Postfach? Ein paar wenige Mails – richtig? Die von heute nämlich.

Ich lasse mein Mailprogramm dies automatisch ausführen, indem ich eine Regel erstellt habe, die besagt: Ältere Mails als einen Tag sollen in einen bestimmten Ordner verschoben werden. In meinem ursprünglichen Postfach liegen also immer nur die Mails der letzten 24 Stunden. Jetzt einmal durchatmen. Bis jetzt haben Sie ja noch nichts bearbeitet! Darum geht es jetzt:

Im Mail-Zeitfenster: Fassen Sie jede Mail nur ein einziges Mal an. Was ist der nächste Schritt? Tun Sie es.

Timer gestellt? Öffnen Sie die erste Mail.

  • Ist der Inhalt wichtig für kommende Projekte/Steuer/etc.? Speichern Sie die Mail in Ihrem lokalen Ordner-System. Tipp: Nutzen Sie die App Evernote zum Speichern von Mails sowie die termingerechte Erinnerung („kommenden Montag“) daran.
  • Wird der Inhalt vielleicht irgendwann relevant? Archivieren Sie diese in einem Mail-Ordner „Referenz“. Sortieren Sie nicht mit detaillierten Ordner. Mit der Such-Funtkion Ihres Mailprogramms werden Sie in wenigen Sekunden die relevante Information finden.
  • Können Sie den Inhalt der Mail delegieren? Tun Sie es – jetzt.
  • Dauert der nächste Schritt wenige Minuten, zum Beispiel eine Antwort schreiben? Tun Sie es.
  • Dauert der nächste Schritt länger? Dann notieren Sie diesen in Ihrem To-Do-Listen-System bzw. terminieren Sie diesen Schritt in Ihrem Kalender. Kündigen Sie dem Empfänger ggf. Ihre ausführliche Reaktion an.
  • Mail gehört nach dem Lesen in den Papierkorb? Tun Sie es.
  • Ist es eine lange Mail, die Sie irgendwann lesen wollen? Schieben Sie es in einen Mail-Ordner „Irgendwann/Später lesen“.

Nach dem Festlegen oder Ausführen des nächsten Schrittes, sollte jede Mail verschoben sein – im Zweifel in einen Ordner namens „Bearbeitet“. Dadurch wird ihr Postfach Schritt für Schritt leer.

Schon schließt sich Ihr Mail-Zeitfenster. Wie viel haben Sie geschafft?

Tragen Sie sich ein Zeitfenster zum Bearbeiten Ihres „Inbox“-Ordners ein.

Zwar ist Ihr eigentlicher Posteingang nun leer bzw. nur mit den heutigen Mails versehen. Doch wenn Sie mit diesem System gerade erst begonnen haben, so werden Sie vermutlich noch einige offene Mails in Ihrem „Inbox“-Ordner haben. Vor allem, wenn Sie Ihre Mails automatisch durch eine „24-Stunden-Regel“ vorsortieren lassen, kommen Sie nicht drum herum (zum Beispiel nach einem freien Tag oder Ihrem Urlaub) Mails zu bearbeiten, die älter als der heutige Tag sind.

Planen Sie für diese Bearbeitung ein Zeitfenster ein – zum Beispiel nach dem Mittagessen im Mittagstief. Nun kenne ich die aktuelle Größe dieses Ordners nicht. Doch wenn es sich um eine äußerst lange Liste handelt, so lohnt sich eine Sortierung nach Absender. Denn viele Dinge werden sich ggf. von selbst erledigt oder beantwortet haben und Sie können die Nachrichten gebündelt bearbeiten.

Ein weiterer Tipp ist auch, die Datensortierung umzukehren. Also die älteste Nachricht nach oben wandern zu lassen und dort mit dem Bearbeiten zu beginnen. Probieren Sie es aus!

Lassen Sie Ihr Postfach für sich vorsortieren. Mit Filtern und Regeln.

Beispiel Newsletter: Sind Sie Abonnent vom Morning-Briefing des Handelsblatt? Dann lassen Sie sämtliche Mails vom Handelsblatt direkt in einen separaten Ordner wandern. Da Sie ja morgens sowieso nicht Ihre Mails lesen (nicht wahr?), so können Sie sich morgens beim Frühstück entspannt den Newsletter-Ordner statt der Tageszeitung zu Gemüte führen. Ganz ohne Ablenkung der aktuellen Mails. Sie werden den Unterschied im Lesegenuss bemerken! Verfahren Sie ähnlich mit weiteren Newsletter-Angeboten.

Überlegen Sie, inwiefern sich eine Vorsortierung nach externen und internen Mails lohnt. Prüfen Sie darüber hinaus, ob es sich lohnt, Mails nach Projekten (Mails von einer bestimmten Kundenklientel oder Mails von bestimmten Projektpartnern) sortieren zu lassen.

Nun feilen Sie an Ihrem Schreibverhalten. Kleine Veränderungen haben große Auswirkungen auf Ihr Mail-Management.

Schreiben Sie pro Themenkomplex eine Mail, verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen und formulieren Sie knapp.

Gewöhnen Sie sich folgenden Satz an: „Bzgl. (…) melde ich mich in einer separaten Mail“. Somit können Sie umfangreiche Mails in gut beantwortbare Päckchen aufteilen und empfangen entsprechend separierte. Sehr nützlich ist dies vor allem, wenn Sie in einem Kontakt sowohl private als auch berufliche Themen haben. Ihr Mail-Management wird sich spürbar verbessern.

Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Wenn Sie Ihre Betreffzeilenkultur verbessern, so optimieren Sie damit indirekt Ihr Mail-Management. Denn Ihre Empfänger werden es Ihnen danken und ggf. kopieren. Beispiele: Wenn Sie eine Info versenden, schreiben Sie „Info: …“ in den Betreff. Wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten, schreiben Sie „Terminabsprache: …“. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, wobei der Betreff tatsächlich auch das beinhalten sollte, was den Inhalt der Mail – eben – betrifft.

Schreiben Sie knappe Mails. Vielleicht haben Sie eine schöne Schreibe. Doch Mails sind (zumeist) kein literarisches Parkett als vielmehr ein Werkzeug, um Informationen auszutauschen. Es gibt einen Ansatz, der vorsieht, Mails im SMS-Stil zu beantworten. Wenn Sie dies auch nur ein wenig beherzigen, werden Sie effektiver in Ihren Antworten. In Ihrer Signatur können Sie auf eine Erklärung verlinken.

Ist Ihnen das schon aufgefallen? Wenn Sie Mails von unterwegs erhalten, zum Teil erkennbar an der Signatur „von meinem iPhone gesendet“, so verzeihen Sie oftmals eine knappe Antwort – oder? Warum sollte dies anders sein, wenn Sie vom Laptop antworten…

Bleiben Sie dabei höflich! Anrede muss sein, Grußformel auch. (Die Grußformel übrigens ohne Komma…) Wenn Sie zwecks Zeitersparnis doch mal auf die Anrede verzichten wollen: Sprechen Sie es in Ihrem Team an. Denn es wirkt sich auf Ihre Beziehung aus. Auch wenn kaum einer drüber sprechen wird.

Lassen Sie sich von Eingabehilfen unterstützen.

Gibt es Phrasen, die Sie in Ihren Mails immer wieder benutzen? Gehen Sie in die Systemeinstellungen und nutzen Sie Text-Kurzbefehle. Die Phrase „Sehr geehrte Frau “ habe ich zum Beispiel mit dem Kurzbefehl „sgf“ verknüpft. So wird in jeder Mail, die ich schreibe automatisch aus den drei Buchstaben „sgf“ die Wörter „Sehr geehrte Frau “.

Können Sie diktieren? Dann nutzen Sie eine Spracheingabe, zum Beispiel Siri.

Schreiben Sie Mails in einem Zeitblock.

Bisher haben wir uns den Mails zugewandt, die in Ihrem Postfach landen. Im Laufe Ihres Tages werden jedoch Aufgaben entstehen, bei denen Sie als Erstes am Zuge sind und Mails zu verfassen haben. Mein Tipp: Schreiben Sie alle anfallenden Mails in einem Rutsch. Planen Sie dafür einen definierte Zeit ein. Ständiger Aufgabenwechsel kostet Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie einmal Mails schreiben, bleiben Sie in der Energie und schreiben die nächste gleich hinterher.

Wechseln Sie das Medium.

Bevor das berühmte Mail-Pingpong beginnt, allein, um einen Termin abzusprechen: Greifen Sie zum Hörer bzw. nutzen Sie Chats oder Instant Messaging innerhalb ihres Teams. Meine Erfahrung zeigt: Reiner Informationsaustausch ist schneller als das Tippen einer Mail oder das Gespräch am Telefon.

Schalten Sie akustische wie visuelle Mail-Signale aus.

Bleiben Sie bei Ihrer Sache, bleiben Sie fokussiert (sie auch mein Beitrag Blick fürs Wesentliche: 7 bewährte Strategien für Ihr Selbstmanagement). Lassen Sie also sich in Ihrem Arbeitsfluss nicht von einkommenden Mails ablenken. Stellen Sie sämtliche akustische („ping“) und visuelle Mail-Signale (hüpfendes Icon, Mail-Einblendung) aus. Damit bestimmen Sie, wann die Mails Ihre gebührende Aufmerksamkeit bekommen, nämlich im Mail-Zeitfenster.

Wenn es Mail-Absender gibt, bei deren Nachrichten Sie umgehend benachrichtigt werden wollen: Sie können Absender zum Beispiel als Favoriten markieren (oder eine entsprechende Regel einrichten) und Ihr Smartphone so einstellen, dass Sie bei diesen Mails Push-Nachrichten erhalten.

Probieren Sie die Mailbox-App.

Abschließend zwei Tipps, um Ihrem Mail-Management die Kirsche auf die Sahne zu setzen: Testen Sie die App „Mailbox“. Wenn ich Ihnen nun sage, diese App hätte damals mein Leben verändert – Tatsache. Diese App hat sich wie eben jener Artikel, den sie gerade lesen, zum Ziel gesetzt, Sie dabei zu unterstützen an Fokus und Produktivität zu gewinnen und einen Posteingang = 0 zu erhalten. Mit einem Wischen verschieben Sie Mails auf morgen, das Wochenende, in den nächsten Monat oder in definierte Listen. Lassen Sie sich von der Website der App inspirieren und testen Sie es. Den Großteil meiner Mails habe ich an mein Google-Konto weitergeleitet, um diese App bestbringend zu nutzen. Heute benötige ich die Funktion „auf morgen verschieben“ nicht mehr, doch sie hat mir geholfen, dorthin zu kommen.

Im Notfall hilft: ein Life Repair Day.

Verzeihen Sie sich, wenn es nicht optimal klappt. Im Notfall hilft das Prinzip meiner ganz persönliche Selbst-Management-Perle: einem Life Repair Day, den Sie auch dafür nutzen können einen Großteil Ihrer offenen Mails zu beantworten.

Am Anfang eines guten Mail-Managements steht die Entscheidung, sich nicht nicht von den Mails managen zu lassen, sondern die Mails zu managen. Obige Tipps illustrieren, wie Sie aus einer Flut in den Fluss kommen. Wollen Sie nun zur Tat schreiten, so haken Sie am besten folgende Checkliste nach und nach ab.

Checkliste für Ihr Mail-Management

Vorbereiten

  • Ich habe sämtliche akustische wie visuelle Mail-Signale ausgeschaltet.
  • Ich habe Filter und Regeln erstellt, die mein Postfach vorsortieren.
  • Ich habe einen Ordner angelegt, der alle Mails sammelt, die älter als 24 Stunden sind.
  • Ich habe zwei Zeitfenster eingeplant, in denen ich meine heutigen Mails bearbeite.
  • Ich habe (ggf.) ein Zeitfenster eingeplant, in denen ich meine älteren Mails bearbeite.

Grundsätzliches

  • Ich lese morgens (höchstens) die Betreffzeilen und Absender meiner Mails.
  • Ich öffne im Laufe des Tages und Abends keine einzige Mail.

Mails bearbeiten

  • Ich habe mir einen Timer auf 25 Minuten gestellt.
  • Ich öffne in meinem Mail-Zeitfenstern jeweils die Mails und entscheide sofort: Was ist der nächste Schritt? Und tue es.

Mails schreiben

  • Ich schreibe pro Themenkomplex eine Mail, verwende aussagekräftige Betreffzeilen und formuliere knapp.
  • Ich lasse mich von Eingabehilfen wie Text-Kurzbefehlen oder Spracheingabe unterstützen.

Darüber hinaus

  • Ich schreibe meine Mails in einem Zeitblock.
  • Ich greife bei Bedarf auf Telefon oder (in Rücksprache mit meinem Team) auf Chat oder Instant Messaging zurück.
  • Ich habe die Mailbox-App ausprobiert.
  • Im Notfall plane ich meinen Life Repair Day.

Lassen Sie sich noch von Ihren Mails managen? Welcher Tipp ist neu für Sie? Welchen weiteren Tipp haben Sie?

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