Wer sich im Job fokussiert, ist besonders wirksam. Doch wissen wir, was das wenige Wesentliche in unserem Beruf ist? Und wenn wir es wissen: Wie gelingt es uns, diesen Fokus im Alltag zu behalten?

Ich schreibe Ihnen von meinen sieben Strategien, die sich für mein Selbstmanagement bewährt haben. Für mehr Fokus und Konzentration auf das Wesentliche.

1. Los gehts: Definieren Sie das Wesentliche.

Bevor wir muns auf das Wichtige konzentrieren können, müssen wir wissen, was das Wesentliche ist. Wenn ich in meinem Berufsleben neue Rollen eingenommen habe, hatte ich meist ein klares Bild vor Augen: Das ist meine Rolle, das sind meine Projekte, meine Tätigkeiten. Im tägliche Tun verschwammen meine Prioritäten jedoch.

Um mich wieder zu fokussieren auf meine Stärke und mich meinen eigenen Rollenerwartungen zu stellen, half ich mir auf zwei Wegen. Erst die Bestandsaufnahme und danach der Blick in die Zukunft.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Was macht meine aktuelle Situation aus? Welche Aufgaben erfülle ich, welche Rollen habe ich inne, wie bin ich in mein Netzwerk eingebunden, welche Schnittstellen habe ich? Diese Informationen skizzieren Sie mit knappen Worten und raschen Strichen in einer Mindmap. Sie werden feststellen: Das alles – kann nicht das Wesentliche sein.

Blicken Sie in die ideale Zukunft: Wie wäre es für mich, wenn alles stimmig wäre? Streichen Sie die Punkte auf der Mindmap, die nicht dazugehören. Am besten so, dass Sie noch lesen können, was Sie durchgestrichen haben. Was fehlt in meiner Skizze? Fügen Sie es hinzu.

Für diese Schritte brauchen Sie vermutlich Zeit. Schauen Sie regelmäßig auf Ihre Aufzeichnungen, streichen und ergänzen Sie. Von heute auf morgen wird sich Ihr Ideal-Bild nicht in die Realität verwandeln. Doch die genaue Vorstellung von dem, was Sie wollen, beginnt ihre Wirkung zu entfalten. Beginnen Sie also mit diesen Schritten:

• Skizzieren Sie Ihre aktuelle Situation oder Position. Berücksichtigen Sie alle Tätigkeiten, Rollen, Schnittstellen und was Ihnen noch alles einfällt.
• Stellen Sie sich eine ideale Zukunft vor. Wie ist Ihre Situation und Position, wenn alles für Sie ideal ist. Halten Sie dies in Ihrer Skizze fest.
• Streichen Sie in Ihren Aufzeichnungen das Unnötige und ergänzen Sie, was Ihnen bisher fehlt.

Jetzt haben Sie eine konkrete Vorstellung davon, was das Wesentliche für Sie ist. Sie werden sich nun kontinuierlich Ihrem Ideal-Bild nähern und Ihr Selbstmanagement danach ausrichten. Sie werden die gestrichenen Aspekte zeitsparend bearbeiten (lassen) – dazu gleich mehr – und dem Wesentlichen mehr Raum geben.

Um Ihrem Zukunftsbild näher zu kommen, kümmern Sie sich nun um die Punkte, die Sie vorhin auf Ihrer Mindmap gestrichen haben. Das tun Sie mit der nächsten Strategie.

2. Lassen Sie los und delegieren Sie.

Delegieren ist für mich häufig eine Herausforderung gewesen: Ich weiß doch am besten, wie ich es haben will. Loslassen ist die Schwierigkeit. Besonders dann, wenn wir schlechte Erfahrung mit dem Delegieren gemacht haben. Wenn das Ergebnis nicht unseren Erwartungen entsprach. Wenn ich meine Situationen jedoch analysiere, stelle ich fest, dass ich entweder nicht die passende Person gewählt, das Ziel unscharf kommuniziert, zu wenig Zeit eingeplant oder zu wenig Unterstützung angeboten hatte.

Sich zu fokussieren bedeutet, dass wir uns auf die eigenen Stärken besinnen und auf die Tätigkeiten, die unserer eigenen Rolle und Funktion entsprechen, konzentrieren. Nun haben Sie also Ihr Aufgaben- und Rollenprofil geschärft und Tätigkeiten wie auch Bereiche gestrichen. Diese gestrichenen Punkte sollten Sie delegieren. Insbesondere, wenn Sie ein Aufgabengebiet gut durchdrungen haben, wird Ihnen das schwerfallen. Ich zeige Ihnen, wie ich es mache.

Dokumentieren Sie den gesamten Ablauf der Tätigkeit, die Sie bisher selbst ausgeführt haben und nun delegieren möchten. Was ist mein Ziel und das erwartete Ergebnis der Aufgabe? Wie gehe ich vor, woher bekomme ich meine Informationen? Welche Ressourcen nutze ich, wer oder was sind meine Schnittstellen? Formulieren Sie so, dass Ihre Aufzeichnungen für einen Externen verständlich sind. Dies hilft der Person, die jene Tätigkeit übernehmen wird.

• Notieren Sie die Ziele und die Ergebnisse der Tätigkeiten, die Sie abgeben werden.
• Dokumentieren Sie alle relevanten Informationen, Ressourcen, Abläufe und Schnittstellen, die Sie ausmachen können, sodass ein Externer alles nachvollziehen kann.
• Finden Sie die passende Person, lassen Sie los und delegieren Sie.

Ziehen Sie für den letzteren Schritt neben internen Team-Mitgliedern auch externe Dienstleistungen in Betracht. Wie Sie „richtig delegieren“ haben Sie vermutlich schon andernorts detailliert gelesen. Mir ist hier wichtig: Betrachten Sie das Delegieren als einen wichtigen Weg für mehr persönlichen Fokus.

3. Erstellen Sie Ihre Not-To-Do-Liste.

Aufgabenlisten erstellen kann jeder. Wir machen es jetzt andersherum. Denn mittlerweile haben Sie sich Ihre Aufgaben und Funktionen angeschaut und einige Aufgaben abgegeben. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter.

Streichen Sie die Aufgaben auf Ihrer Aufgabenliste rigoros. Schauen Sie anschließend in Ihren Kalender: Muss ich an jedem Meeting teilnehmen? Vielleicht reicht das Protokoll. Muss ich jedes Telefonat selber führen? Vielleicht kann das jemand übernehmen.

Sagen Sie ab – und beim nächsten Mal gleich „nein“. Räumen Sie mit Ihren Routinen auf und überlegen Sie: Welche Dinge werde ich ab jetzt nicht mehr tun? Wenn ich meinen Job noch mal ganz von vorne beginnen könnten: Was würde ich von Anfang an unterlassen? Bannen Sie alles auf Ihre neue Not-To-Do-Liste und gewinnen Sie damit mehr Blick für das Wesentliche.

• Nehmen Sie Ihre Aufgabenliste zur Hand und streichen Sie Aufgaben.
• Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand, streichen Sie Termine und sagen Sie ab.
• Beginnen Sie Ihre neue Liste: Welche Dinge werden Sie ab jetzt nicht mehr tun?
• Überlegen Sie: Wenn ich meinen Job noch mal beginnen könnten – was würde ich unterlassen?

Diese „Dinge, die ich nicht (mehr) tue“-Liste können Sie übrigens nicht nur für sich erstellen. Sie könnten diese für Ihr Team, Ihre Abteilung oder, wenn Sie die Verantwortung haben, Ihr Unternehmen entwickeln. Jetzt wissen Sie, was in Ihrem Fokus ist. Nun müssen Sie diesen in Ihrem Alltag konkret umsetzen.

4. Planen Sie den nächsten Tag und die kommende Woche.

Im Alltag verschieben sich Prioritäten, es gibt Dringlicheres als das, was man ursprünglich vorhatte. Damit wir das Wesentliche im Blick behalten, hilft nur eins: planen. Dazu gibt es den Satz: „Wer früh plant, plant zweimal.“ Deshalb plane ich den nächsten Tag meist am Vorabend. Nutzen Sie also kurz vor Feierabend die Zeit, um sich zu besinnen, was das Wesentliche ist.

Legen Sie Ihre drei wesentlichen Aufgaben für den kommenden Tag fest. Meist nutze ich den Laptop und meine Aufgabenliste. Manchmal schreibe ich die ausgewählten Tätigkeiten auf ein PostIt und klebe sie der Reihe nach auf meinen Schreibtisch oder an die Wand. So habe ich das Wesentliche buchstäblich im Blick. Trotz Ablenkungen kehre ich am nächsten Tag immer wieder zurück. Der Fokus des Tages bleibt dadurch klar.

Entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie am Morgen als erstes bearbeiten wollen. Legen Sie sich die dazugehörigen Unterlagen bereits auf den Schreibtisch oder treffen die anderweitigen relevanten Vorbereitungen. So können Sie sich gleich zu Beginn des Tages auf die erste wesentliche Aufgabe fokussieren. Übrigens: Nein, das Abrufen von E-Mails gehört nicht dazu.

Verschriftlichen Sie am Ende der Woche das Wesentliche für Ihre kommende Woche. Für mich hat es sich als nützlich herausgestellt, neben der kurzfristigen Planung eine mittelfristige Planung machen. Auch hier gilt: möglichst wenige Aufgaben notieren. Fünf bis sieben größere Aufgaben sind meist genug. Visualisieren Sie auch diese – in Ihrem Kalender, in Ihrer To-Do-App oder mit PostIts an der Wand.

• Notieren Sie Ihre drei wesentlichen Aufgaben für morgen.
• Markieren Sie, welche Aufgabe Sie morgen als erstes angehen wollen. Bereiten Sie Ihren Schreibtisch oder Laptop am Vorabend dafür vor.
• Tragen Sie in Ihren Kalender ein, dass Sie am Ende dieser Woche die Aufgaben für die folgende Woche festlegen werden.

Da Sie Ihre Situation, Rolle und Funktion gut kennen, können Sie dies nicht nur für Ihre Tages- und Wochenplanung nutzen. Ich arbeite äußerst gerne mit Quartalszielen und Jahreszielen, die zu dem passen, was für mich derzeit wesentlich ist.

Nun also haben wir also unseren Tag geplant. Mit der nächsten Strategie stellen wir sicher, dass wir diese Aufgaben wirklich erledigen.

5. Führen Sie eine stille Stunde ein.

Ablenkungen und Unterbrechungen sind der Tod für unseren Fokus. Allerdings ist ungestörtes Arbeiten äußerst selten: ob das Telefon klingelt, eine dringende E-Mail-Antwort verlangt wird oder jemand im Türrahmen steht. Wie soll dabei Fokus auf das Wichtige gelingen?

Eine der Lösungen ist, die Tür zu schließen, das Telefon auf eingeweihte Personen umzustellen und die akustischen wie visuellen E-Mail-Benachrichtungen zu deaktivieren. Das sollten Sie sowieso unbedingt tun. Sie schotten sich also ab. Für eine Stunde. Manche sprechen dabei von der goldenen Stunde. Ich habe einen anderen Begriff von einem ehemaligen Team-Mitglied, die nämlich die „stille Stunde“ ins Büro brachte.

Überlegen Sie, wie Sie Ihre stille Stunde nutzen wollen. Sie haben zwei Möglichkeiten. Entweder Sie arbeiten in einem Rutsch all die Aufgaben ab, die Sie sonst vom Blick aufs Wesentliche ablenken. Damit schenken Sie dieser Rubrik volle 60 Minuten Aufmerksamkeit – und nicht mehr. Oder Sie tun das Gegenteil und konzentrieren sich in dieser gewonnen Stunde um Ihre wesentlichen Anliegen und Projekte.

In beiden Fällen gelten die gleichen Grundsätze: Denken Sie in einem großen Zeitblock von 60 Minuten und bearbeiten Sie möglichst ähnliche Aufgaben in einem Schwung ab. Kultivieren Sie in dieser Zeit das Monotasking. Sie können sich einen Wecker stellen, um genau 60 Minuten zu arbeiten. Sie können die stille Stunde auch ausweiten, zum Beispiel zu einem 90-Minuten-Zyklus.

Verankern Sie die stille Stunde in Ihrem Kalender und Ihrem Umfeld. Am besten etablieren Sie Ihre stille Stunde täglich oder zumindest wöchentlich. Sie können darüber Ihre Mitarbeiter/-innen und Kolleg/-innen in Kenntnis setzen. Wenn Sie etwas Wesentliches zu tun haben, sollte es so wichtig sein, dass Sie es ungestört tun können.

• Legen Sie einen Tag und eine Uhrzeit für Ihre neue stille Stunde fest.
• Weihen Sie Ihr enges Umfeld in das Prinzip der stillen Stunde ein.
• Schließen Sie die Tür, leiten Sie Ihr Telefon um, schalten die E-Mails aus und stellen Sie den Wecker: Ein 60-minütiger Zeitblock beginnt.
• Probieren Sie beides aus: Arbeiten Sie entweder die kleinen Aufgaben ab, die Sie sonst immer ablenken, oder arbeiten Sie konzentriert an einem wirklich wichtigen Projekt.

Selbst wenn ich mir auf diese Weise Raum fürs Wesentliche geschaffen habe: Der Alltag stellt mir manchmal ein Bein. Um die Zügel wieder in die Hand zu bekommen, habe ich zwei Strategien, die ich nun mit Ihnen teile.

6. Terminieren Sie einen Life Repair Day.

Sie haben Ihren Fokus auf die wesentlichen Aufgaben gesetzt? Vermutlich bleibt dennoch ein Rest an Aufgaben, der nicht wichtig ist und dennoch bewältigt werden muss. Besteht aktuell keine Möglichkeit zu delegieren, verschwimmt der gerade gewonnene Fokus. Oft handelt es sich dabei um administrative Tätigkeiten, E-Mails, Telefonate oder ein nicht kleiner werdender Papierstapel.

Nutzen Sie meine Selbstmanagement-Perle: den Life Repair Day. Ich empfehle dafür folgende drei Schritte: Wählen Sie einen ganzen Tag aus, der von Ihnen zum Life Repair Day erkoren wird. Erledigen Sie an diesem Tag sämtliche kleine und administrative Aufgaben, die kaum Nachdenken erfordern. Feiern Sie anschließend Ihren Erfolg über einen äußerst produktiven Tag. Ich beschreibe dies genauer im Beitrag zum Life Repair Day.

• Tragen Sie in Ihren Kalender einen Life Repair Day ein.
• Arbeiten Sie an dem besagten Tag alle kleinen und administrativen Aufgaben ab.
• Genießen Sie den produktiven, erfolgreichen Abschluss des Tages.

Wenn nichts mehr geht und Sie sowohl den Fokus als auch die Klarheit verloren haben, hilft Ihnen die folgende Strategie.

7. Notfall: Der Schritt, wenn gar nichts mehr hilft.

Wenn wir spüren, dass wir überhaupt keine Zeit für das Wesentliche haben, sollten wir einen Schritt zurücktreten. Nichts bremst unsere Produktivität so sehr wie der fehlende Überblick. Wir sollten die losen Enden sammeln. Das fällt mir meist schwer, weil ich denke: Gerade jetzt, wo die Konzentration auf die wenigen wichtigen Dinge schwerfällt, nun auch noch Zeit darauf verschwenden, sämtliche offenen Themen zu sortieren? Die Erfahrung zeigt: ja. Es bringt uns Fokus, Ruhe und Klarheit.

Wenn ich den Eindruck habe, ich antworte nur noch auf die Mails, die mir dringlich erscheinen, oder ich lasse mich durchgehend von Gesprächen und Meetings ablenken, halte ich inne. Ich sortiere meine aufgelaufenen Notizen, notiere welche nächsten Aufgaben anstehen, welche Projekte aktuell sind, welche Anliegen per E-Mail oder per Telefon zu erledigen sind. Dies dauert meist nicht länger als zwanzig Minuten.

Sammeln Sie alle losen Enden. Dabei entsteht eine Auflistung, in der Sie wiederum markieren können, welches die wichtigen Dinge für Sie sind. Anschließend werden Sie spüren, wie sich Ihre Aufmerksamkeit wie automatisch fokussiert und der Blick fürs Wesentliche möglich ist.

• Notieren Sie sämtliche losen Enden von Ihren Tätigkeiten.
• Schauen Sie auf Ihre Bestandsaufnahme: Was würde ich in meiner idealen Situation machen?

Mit der siebten Strategie vollziehen wir also wieder eine Bestandsaufnahme. Wenn Sie Ihr Selbstmanagement rund machen wollen, scrollen Sie einfach nach oben und durchlaufen Sie diese sieben Strategien erneut. Sie haben ja nun bereits Ihre aktuelle Situation dokumentiert. Wie sähe das ideale „ja zu Wenigem, ja zu Wesentlichem“ für Sie aus?

Weitere Impulse aus dem Coaching für Sie

Wie erreiche ich Sie am besten? Tragen Sie hier Ihre Mail-Adresse ein. Dann bekommen Sie regelmäßig die Impulse von mir und meinem Coaching-Blog. Ich freue mich auf Sie!